הובלת משרד היא עניין מורכב, כי מדובר לא רק בשינוע של חפצים ממקום למקום, אלא גם בעסק חי שצריך לתפקד לפני ההעברה, בזמן ההעברה ומיד אחריה. בנוסף הובלות משרד רבות חושפות את העסק לבעיות לוגיסטיות שונות כמו גם סוגיות מורכבות של אבטחת מידע.
הדרך החכמה לבצע הובלות משרדים
המפתח של הובלות משרד מוצלחות הוא תכנון מדוקדק ומוקפד ממש כמו בתכנון של מבצע צבאי. עם חלוקת גזרות, האצלת סמכויות וניהול מרכזי אחד. ערכנו עבורכם רשימה של כמה דברים שכדאי מאוד לקחת בחשבון בזמן שמתכננים הובלת משרד.
שיתוף פעולה עם העובדים
העובדים הם הנכס הגדול ביותר של כל משרד וליבת הפעילות שלו. אל תשאירו אותם מחוץ לתמונה. ראשית בגלל של ‘סודות’ יש השפעה שלילית מאוד על האווירה במקום העבודה. שתפו אותם בדילמות ובהתלבטויות, תשאלו אותם איפה לדעתם אפשר לשפר סידור כזה או אחר בחלל, גייסו אותם לטובת עיצוב משרדים חדש. בדרך כלל התהליך הזה סינרגטי ומסייע לרתום את שיתוף הפעולה והקשב החיובי שלהם ביום המעבר ואחריו.
שמירה על רצף פעילות
בזמן הובלת משרד העסק שלכם לא חייב להיות “סגור לרגל שיפוצים”. אם ליבת הפעילות שלכם היא מתן שירות או ניהול מכירות, בתכנון והתארגנות נכונים תוכלו להמשיך ולקיים ליבת פעילות רציפה. דרך אחת היא ביצוע הובלת משרדים מדורגת, כאשר מחצית הצוותים “היצרניים” (אלו שבפועל עומדים מול הלקוחות והשוק), מתמקמת ועוברת ואילו מחצית אחרת נשארת במשרד הישן ומתחילה בפעולות העברות המשרד רק כאשר המחצית הראשונה של העובדים נכנסה לשגרת עבודה.
אבטחת מידע
הובלת משרדים עלולה לחשוף חברות לסוגיות אבטחה. הן של מסמכים פיזיים והן ברשת ה-IT במעבר המשרדים. חשוב להפקיד חברת הובלות אמינה, אחראית ובעלת סיווג מתאים על העברת חומרים רגישים. אפשר לשקול להיעזר בשירותיה של חברת אבטחה ייעודית בעת הובלות משרדים.
הובלה על ידי מומחים
הסעיף הזה ממשיך את רוח הסעיף האחרון. אתם לא צריכים לעשות את זה את לבד. בשוק יש חברות המתמחות ומספקות שירות של הובלות משרד. חפשו אותן או צרו קשר, הטובות והמומלצות שבהן עשויות להפוך את העברת המשרד שלכם להרבה יותר נעימה ופשוטה.
